Beberapa Contoh Dokumen yang Diperlukan

Tiap universitas atau jurusan program studi S2 memang memiliki ketentuan tersendiri dalam formulir pendaftaran. Namun dokumen-dokumen di bawah ini biasanya diperlukan dalam melengkapi formulir pendaftaran S2 dan S3 di Jepang.

1. Formulir pendaftaran, kartu tanda ujian, kartu identitas diri dan foto

2. Formulir pembayaran biaya ujian masuk graduate school.
Bagi teman-teman yang mendapatkan beasiswa Monbusho dibebaskan untuk tidak membayar biaya ujian masuk. Cukup menyertakan surat bukti penerima beasiswa Monbusho saja. Sedangkan bagi yang beasiswanya dari yang lain atau mahasiswa dengan biaya sendiri diwajibkan membayar 30 ribu yen (sekitar 3 juta) untuk graduate school milik pemerintah, dan 35 ribu yen (sekitar 3,6 juta) untuk graduate school miliki swasta. Karena harganya yang tidak murah, jangan sampai dokumen dan formulir pendaftarannya kurang atau tidak lengkap. Selain tidak bisa ikut ujian, sayang kan sudah membayar tapi gagal di seleksi berkas.

3. Certificate of Graduation/ Expected Graduation (Sertifikat kelulusan atau akan lulus S1)
Surat ini sebagai penanda status teman-teman, apakah sudah lulus undergraduate school (S1) dan kapan waktunya, atau bagi yang masih S1 kapan diperkirakan lulusnya.

4. Academic Transcript (Transkrip Akademik)
Surat ini berisi daftar nilai, mata kuliah, dan SKS yang didapatkan selama berkuliah di S1. Kalau nilainya bagus tentu akan menjadi nilai tambah dalam ujian masuk S2.

5. Field of Study and Study Program
Formulir ini berisi penjelasan mengenai area studi, rencana dan topik riset yang mau dikerjakan. Dalam kasus saya, hanya Tokodai University yang meminta formulir ini. Saya juga sangat beruntung karena dosen pembimbing mau membantu mengeceknya hingga 10 kali (maklum penjelasan tentang rencana dan topik riset ini saya bikin dalam bahasa Jepang). Setelah 10 kali dicek, formulir itu kemudian dicek sekali lagi oleh profesor saya dan akhirnya tugas saya selesai. Fiuhh! Susah sih 3 hari hanya memikirkan rencana dan topik riset ini, tapi senang juga ada yang membantu memeriksa.

Bagi teman-teman yang menginginkan beasiswa keluar negeri, tidak rugi membuat formulir rencana dan topik riset ini. Selain diperlukan ketika mendaftar ke program S2 universitas, formulir ini juga bisa dipergunakan untuk mendaftar beasiswa.

Menulis formulir ini akan sangat sulit bila dikerjakan seorang diri dan saat terburu-buru. Makanya gunakanlah informasi yang teman-teman dapat dari website universitas dan lab penelitian tentang tema penelitian yang sedang dikerjakan, dan susun topik riset pelan-pelan. Mintalah juga bantuan dosen pembimbing (baca juga kisah saya mengenai ini), dan sambil korespondensi dengan profesor di universitas yang teman-teman tuju. Dengan begitu, rencana dan topik riset teman-teman akan menjadi detail dan tajam.

6. English atau Japanese Proficiency Certificate
Untuk bahasa Inggris bentuknya berupa TOEFL/ TOEIC, sedangkan yang bahasa Jepang berupa JLPT. Untuk ujian kemampuan bahasa Inggris biasanya diperlukan sertifat hasil ujian dalam dua tahun belakangan. Jadi kalau teman-teman ingin tes, hitung juga durasi waktunya hingga batas akhir pendaftaran, supaya tidak perlu tes ulang lagi. Usahakan juga memberikan sertifat hasil ujian dengan nilai tertinggi. Untuk sertifikat hasil ujian bahasa Jepang, tidak ada batas waktu berlakunya.

7. Curriculum Vitae atau Surat riwayat hidup
Format surat riwayat hidup ini biasanya ada dalam formulir pendaftaran. Jadi teman-teman tidak perlu bingung ketika membuatnya. Isinya berupa pendidikan yang ditempuh selama ini atau pengalaman kerja di instansi tertentu. Surat riwayat hidup ini biasanya untuk mengecek durasi pendidikan yang ditempuh serta jurusan di perguruan tinggi.

8. Certificate of Residence (Sertifikat Status Tinggal)
Buat kita yang mahasiswa asing, diperlukan dokumen tambahan berupa sertifikat status tinggal. Sertifikat ini bisa didapat di kantor kota terdekat dengan membayar sekitar 300-500 yen (30-50 ribu rupiah). Buat teman-teman yang dari Indonesia mendaftar ke luar negeri bisa memberikan fotokopi paspor sebagai data diri.

Karena jumlah dokumennya banyak dan kolom formulir pendaftaran yang mesti diisi banyak sebisa mungkin dapatkan formulir pendaftaran secepatnya. Selain itu surat-surat yang mudah didapat seperti Certificate of Graduation/ Expected Graduation atau Academic Transcript, buatlah itu terlebih dahulu. Sehingga jenjang waktu antara waktu pendaftaran mulai dibuka hingga batas akhir pengumpulan formulir pendaftaran bisa digunakan untuk menulis study program dan topik riset secara maksimal.

Saran Ketika Mengumpulkan Formulir Pendaftaran

Setelah semua berkas terkumpul, ceklah kembali kelengkapan masing-masing dokumen dan isinya. Lebih cepat selesai, lebih cepat dikumpulkan, lebih baik tentunya. Berikut beberapa saran dari saya ketika mengumpulkan formulir pendaftaran.

Pertama, kumpulkanlah formulir pendaftaran secepatnya. Durasi penerimaan formulir pendaftaran biasanya 3-5 hari kerja, dan usahakan mengumpulkan formulir pendaftarannya di hari pertama. Alasannya, untuk berjaga-jaga kalau-kalau ada dokumen yang salah atau terlupakan. Saya sendiri mengumpulkan formulir pendaftaran Chiba University di hari pertama. Untuk Tokodai University dan Gunma University, karena menggunakan paket pos saya mengirimkannya satu hari sebelum batas akhir pengumpulan formulir pendaftaran.

Kedua, cara pengumpulan formulir pendaftaran. Ada beberapa universitas yang menerima langsung di meja pendaftaran, namun ada juga yang hanya menerima lewat pos saja. Kalau teman-teman menggunakan paket pos, perhitungkan juga waktu pengiriman. Jangan sampai terlambat mengirimkan dan akhirnya tidak bisa sampai tepat waktu. Buat yang mengirimkan keluar negeri, bertanya ke kantor pos mengenai durasi pengiriman sebaiknya dilakukan.

Wah panjang juga ya cerita mengenai mengumpulkan formulir pendaftaran ini. Apa mau dikata, memang ini adalah langkah yang paling penting. Tapi semoga teman-teman tidak bosan dalam membacanya ya! Di artikel selanjutnya saya akan membahas mengenai ujian masuk S2. Selamat membaca!

Sumber Gambar : www.simpletuition.com

Recommended for you